Presentaciones
Cómo resultar ameno
Juan escribe a toda prisa folios y más folios, retrocede, vuelve al final, no queda satisfecho, vuelve a empezar... Nervioso mete la mano en el bolsillo y saca un rotulador. Subraya el texto, lo marca, numera los puntos importantes... De hecho, Juan es bueno en lo que hace, pero tiene un problema: le cuesta comunicar y explicar sus conocimientos.
¿Cómo se debe empezar una presentación? ¿Cómo se puede captar la atención del público?
Hoy en día hay materiales para conferencias realmente buenos que facilitan enormemente la ilustración de cualquier tema. Somos conscientes de que estos auxiliares por sí solos no le convertirán de la noche a la mañana en el conferenciante ideal, así que hemos decidido ayudarle a conseguir una presentación correcta, dándole ciertos consejos que, junto con los productos de nuestra tienda, le ayudarán a conseguirlo.
Si no hemos empezado con buen pie
Es evidente que Juan no se ha planteado las preguntas que acabamos de mencionar. Hace justo todo lo que no debe hacerse: empieza su presentación con una cita larguísima que no está directamente relacionada con el tema en cuestión. Utiliza casi exclusivamente términos técnicos que sus oyentes no entienden y además se limita a leer el texto del Powerpoint que todos tienen a su disposición.
Y para colmo ni se da cuenta de que sus oyentes se están muriendo de aburrimiento.
Cómo podemos mejorarlo
1. Introducción
Si cree indispensable anunciar el tema de su presentación, estructúrela en estos tres sencillos puntos: problema, idea, solución.
Por ejemplo: “Nuestro sistema de gestión de mercancías está anticuado. Por este motivo hemos buscado y comparado las alternativas que nos parecen mejores. Uno de los sistemas evaluados ha resultado el vencedor incuestionable y hoy les voy a mostrar el porqué”.
2. Sorpresas
Si sorprende a sus oyentes tendrá su atención absoluta.
- Implique a su público en la conferencia, hágales preguntas o anímeles a contribuir en la ponencia. “¿Se las arreglan bien con su sistema de gestión de mercancías? ¿Hay algo que desearían mejorar?” Puede utilizar un panel rotulable o un flip-chart para ir apuntando las ideas y comentarios de los oyentes, sobre todo aquellos que tengan que ver con puntos que va a desarrollar más tarde en su ponencia. Así podrá mostrarles que han estado reflexionando sobre lo mismo.
- Estimule la imaginación de sus oyentes: “Imagínense que viven en el siglo 22. ¿Creen que será diferente? ¿Será mejor el proceso de pedido y venta?” De esta forma les dará la posibilidad de reflexionar sobre el tema antes de que usted presente la solución.
- Espabílelos con una hipótesis pesimista: “Si no cambiamos AHORA nuestro sistema, dentro de cinco años como máximo solo conseguiremos la mitad del volumen de ventas que alcanzamos actualmente.” En este instante, a todo el mundo le quedará bien claro que el tema es prioritario.
3. Promesas
Las promesas se hacen para cumplirlas. Si cree que es capaz de ello, hacer una promesa resulta muy positivo: “¡Tras esta conferencia les prometo que tendrán ganas de trabajar con nuestro nuevo sistema!” Si ni usted mismo se lo cree, déjelo correr.
4. La frase introductoria
Empiece su conferencia con su tesis principal. Por ejemplo, en 2007 Steve Jobs anunció el lanzamiento del primer iPhone con la frase: “Hoy Apple está reinventando el teléfono.” Este tipo de frases introductorias funcionan como un título que engloba todo el tema de presentación.
Dele un toque de gracia a la ponencia
Hay que admitir que Juan no es un orador nato... Aparte de la jerga técnica que utiliza y de que empieza cada frase de forma vacilante con un “ehhhh”, se arma un lío, por ejemplo, con los adjetivos y las palabras substantivadas, igual que con las frases subordinadas. Si se atuviera a un par de reglas de estilo sencillas resultaría mucho más ameno para sus oyentes.
Con estas sencillas reglas cualquiera puede aprender a hablar en público de forma convincente:
1. Brevedad
Intente reducir las frases introductorias a un máximo de 150 caracteres. Cuanto más breves y concisas sean, más fácil será que los oyentes las recuerden. Además así podrá escribirlas rápidamente en el panel rotulable sin que se aburra la concurrencia. “Nuestra empresa debe poder seguir siendo competitiva. ¡Por eso deben conocer ahora el sistema de gestión de mercancías del futuro!”
2. Problema y solución
Si los problemas actuales son una enorme competencia, una mala coyuntura económica o problemas técnicos en su empresa, preséntelos de forma amena y gráfica. Por ejemplo, comente las consecuencias negativas que podrían producirse debido a estos “enemigos” y exhiba sus soluciones a modo de “héroes” que pueden vencerlos.
Por ejemplo, antes de que pudiera preverse la caída del muro de Berlín, Willy Brandt se refirió a él como “el enemigo”: “Berlín vivirá y el muro caerá. Por cierto, queridos amigos, si por mí fuera podríamos conservar un pequeño trozo de esta abominable construcción como recordatorio de esta monstruosidad de la historia.” Hoy sabemos que tenía razón.
3. Datos y ventajas
Nadie pone en duda que es importante conocer los detalles técnicos y los procesos del tema en cuestión, pero más importante aún es hacer saber al público qué ventajas suponen estos conocimientos para ellos: si lo consigue, sus oyentes estarán ansiosos por conocer los detalles técnicos. Por ello, le recomendamos resaltar estas ventajas exhibiéndolas de forma bien visible en un flip-chart o tablón informativo.
4. 1, 2 y 3
Cuando la información se subdivide en tres partes, normalmente los oyentes mantienen la atención hasta el final, pues resulta sencillo y abarcable.
Steve Jobs presentó hace tiempo un iPhone siguiendo esta regla: “Hoy vamos a presentarles tres productos revolucionarios.” En realidad se trataba de un solo producto con tres funciones, pero ciertamente nadie ha olvidado nunca más estas tres funciones: escuchar música, llamar por teléfono desde cualquier lugar y navegar por Internet. Había nacido el el smartphone.
5. Vender sueños
¡Conviértase en un vendedor de sueños! No plantee su ponencia para convencer a su público de las bondades del nuevo sistema de gestión de mercancías; enfóquela como una promesa de cumplir sus deseos: procesos de pedido más sencillos, mayores volúmenes de ventas o mayor capacidad de registro de datos, por ejemplo.
6. Texto e imágenes
Evite repetirse. No es así como conseguirá que los oyentes asimilen los temas importantes, sino con imágenes adecuadas, que se plasman mucho más fácilmente en la memoria. Además puede escribir las palabras clave, los temas principales y las ventajas en un panel de presentación. Si tiene que dar ponencias con frecuencia, le recomendamos que adquiera un maletín para conferencias para así tener siempre a mano el material que precisa.
7. Cifras y comparaciones
No siempre es fácil asimilar rápidamente las cifras muy cuantiosas. Cuanto más elevadas son las cifras, más importante resulta facilitar analogías o comparaciones que hagan dichas cifras tangibles para los oyentes.
Heinz Smital (Greenpeace) utilizó la siguiente comparación en su discurso contra la utilización de energía nuclear: levantó un vaso de agua lleno hasta sus tres cuartas partes y afirmó que esa misma cantidad de Cesio-137 bastaría para contaminar la mitad del territorio de Alemania.
8. Estilo sencillo y directo
Debe evitar la jerga técnica que suena a chino, las frases largas y el abuso de los adjetivos. Un lenguaje sencillo y directo es mucho más efectivo.
9. Emoción y vehemencia
¿Dispone de imágenes, vídeos, anécdotas o similares acerca del tema que puedan provocar emociones? ¡Pues utilícelos! Ya sea que despierten alegría, entusiasmo o bien conmuevan, intercálelos en un momento de su ponencia en que esté presentando información importante, pues esta quedará vinculada para siempre con ese sentimiento que los oyentes, por descontado, recordarán.
Una cosa más
La práctica hace al maestro, dice un dicho popular. Juan no quiere volver a pasar por un trago así, por lo que se ha puesto manos a la obra para poder hacer una presentación con cara y ojos la próxima vez. Ha elegido los consejos que le parecen mejores y se ha puesto a practicar delante del espejo y con su familia, y unos días después incluso hace una prueba delante de un par de compañeros de trabajo. De esta forma puede desarrollar un estilo personal e incluso disfrutar haciéndolo. Él se ha decantado por una interpretación libre de una propuesta de Steve Jobs: “Mantente hambriento. Mantente insensato.”.