La oficina ágil o cómo tomar mejores decisiones para un futuro lleno de éxitos
Tanto en el almacén, como en la producción y el desarrollo o en la gestión de clientes, ahora es más importante que nunca tomar rápidamente las decisiones correctas. Materialice el principio de trabajo ágil en sus reuniones, procesos y en el equipamiento de su empresa para así llevar la delantera con respecto al trato con los clientes, a las innovaciones y a la superación de retos futuros.
La inseguridad como principio de diseño: ¿para qué necesito una oficina ágil?
El trabajo ágil y términos como Scrum están en boca de todos. Independientemente del sector o del tipo de la empresa, los progresos en la digitalización ponen patas arriba los métodos de trabajo y estructuras empresariales tradicionales.
Donde antes imperaban largos plazos de proyecto, ejercicios planificables y procesos claramente delimitados, hoy en día reinan la inseguridad, los ciclos de desarrollo y de producto cada vez más breves, las mayores exigencias de las partes interesadas y la omnipresente comunicación y simultaneidad de la economía digital.
Estos requisitos auguran un futuro poco prometedor para las planificaciones de proyecto y los procesos de trabajo tradicionales. La industria del software fue la primera en reconocer este hecho y formuló la técnica Scrum: un desarrollo de producto ágil que se ha adaptado como modelo para cualquier estructura empresarial y para todas las planificaciones de proyecto a gran escala.
Las empresas ágiles destacan por su máxima flexibilidad y un pensamiento estructurado en redes:
- Diferentes fases de proyecto se tramitan paralelamente en (sub)equipos y la planificación del proceso se adapta de forma coherente
- Los participantes del proyecto, miembros de equipos interdisciplinarios adoptan distintos roles y pueden asumir tareas de forma flexible
- Gracias a una clara definición de las subtareas (en cuanto a contenido y plazos) pero dejando los contenidos abiertos, se minimiza el tiempo empleado en los proyectos y tareas y, al mismo tiempo, se aumenta la calidad del resultado
- Así pueden anticiparse las modificaciones, los imprevistos o las nuevas ideas y afrontarlos de forma flexible y transparente
- La comunicación constante con todos los participantes y con el cliente evita desarrollos equivocados o ideas erróneas
Las estructuras de la oficina tradicional, con puestos de trabajo fijos, despachos individuales y técnicas de presentación desfasadas son inapropiadas para satisfacer todas estas características. Solo cuando todos los participantes en el proceso estén en todo momento bien informados, podrán engranar cada uno de los factores que conforman una empresa ágil. Por ello, el diseño de toda oficina ágil debe contar con elementos que fomenten los principios de Scrum y de agilidad:
- Planificación de espacios abierta y flexible para agrupar equipos de proyecto y agilizar la comunicación
- Auxiliares de visualización y presentación en cualquier punto de encuentro
- Diferentes puntos de encuentro para la comunicación formal e informal (sala de conferencias vs. mostrador)
- Puestos de trabajo variados (escritorio, vestíbulo, puesto de trabajo de pie) para las diferentes fases de trabajo
- Combinación óptima de auxiliares de visualización y presentación analógicos y digitales
Scrum en la oficina ágil: menos reuniones y más resultados
El éxito del método Scrum reside en reconocer que los buenos resultados de los proyectos no pueden planificarse desde el principio de forma fija. Más bien se desarrolla una visión general del resultado basada en el análisis coherente de las necesidades del cliente.
Esta visión, que a su vez se plasma en una planificación global (el llamado Product Backlog), se adapta continuamente a las circunstancias reales, teniendo en cuenta los resultados provisionales y a las consideraciones detalladas o las fases del proyecto (Sprint Backlog) a lo largo del desarrollo.
En otras palabras, los proyectos de gran complejidad no se vuelven menos complejos pero sí se mejora su puesta en práctica al desintegrarlos en pasos individuales, al asignar de forma clara las funciones y al emplear técnicas de documentación y visualización adecuadas.
Un elemento esencial de Scrum son los cuatro eventos denominados reuniones (Meetings) donde los miembros del equipo Scrum comparten su trabajo y los resultados obtenidos con sus compañeros y otros participantes. Lo curioso de estas reuniones es su alto grado de formalización:
- Cada evento cuenta con un tema concreto y, por consiguiente, con contenidos exactamente definidos
- Cada evento se concentra exclusivamente en su tema concreto
- Cada evento dispone de un tiempo predefinido que no se puede superar
- Cada evento está integrado de forma inamovible en la programación del proyecto
A pesar de lo sencillas que parezcan estas reglas, han supuesto una verdadera revolución frente a las típicas reuniones. Precisamente en la fase inicial orientada a fijar una organización ágil, es necesario contar con un moderador y coach con experiencia al mando de esta transición. Este rol se denomina Scrum Master.
Esta persona no solo es responsable de obtener procesos impecables, sino también de que se cumplan las condiciones marco necesarias para los cuatro tipos de reuniones diferentes. Y esto también afecta al equipamiento de la oficina.
Equipamiento de oficinas para el trabajo ágil: cuatro escenarios y cuatro requisitos para el equipamiento
Aunque en Scrum los cuatro tipos de reuniones solo sean un fragmento del trabajo ágil, sirven como buen ejemplo para demostrar la interacción entre las condiciones marco estipuladas, el equipamiento y la toma de decisiones en cualquier empresa moderna.
En el Sprint Planning se perfila la siguiente etapa del proyecto (Sprint) en objetivos y tareas (Tasks). Este encuentro de todos los roles en Scrum Framework (el responsable denominado Product Master, el equipo y el Scrum Master) dura dos horas como máximo en cada semana Sprint y debería celebrarse en una sala de proyectos bien equipada que disponga de suficiente superficie de trabajo y de una técnica de presentación moderna.
El Daily Scrum es la primera reunión del día entre el equipo Scrum y el Scrum Master. Solo dura 15 minutos como máximo y se atiene a lo que se logró o no el día anterior y a cómo se presenta la siguiente jornada laboral. Este encuentro se celebra de pie para ser lo más breve posible. Un mostrador puede ser aquí el punto de encuentro perfecto donde además no debe faltar un panel de tareas para la representación clara de los trabajos realizados y pendientes.
La Sprint Review ofrece una conclusión parcial al final de un Sprint. Aquí cabe destacar la recopilación de comentarios del cliente sobre el estado actual del producto/proyecto y su inclusión en la planificación del siguiente paso. Esta reunión de una hora como máximo por cada semana Sprint debería celebrarse en una sala de reuniones representativa donde el cliente reciba una buena impresión de la empresa. En esta estancia no debe faltar la técnica más moderna para presentaciones y conferencias.
La retrospectiva Sprint también ofrece una conclusión sobre el Sprint anterior pero sirve más bien como punto de encuentro para la crítica y la autorreflexión, donde el equipo analiza su forma de trabajar. Esta reunión de 45 min de duración debería celebrarse en una estancia informal alejada de los puestos de trabajo y de las salas de reuniones “oficiales”. Un buena opción son las zonas lounge con mesas y sillones de bar.
¿Está preparado para la oficina ágil? Descubra cómo equipar la empresa moderna
No subestime la importancia de combinar de forma óptima auxiliares de visualización y presentación analógicos y digitales en la oficina ágil. Revalorice los clásicos pizarras blancas y juegos de flip-chart enfocando su empleo para la visualización y comunicación ordenada.
Como panel de tareas estructurado según los principios del tablero Kanban, el pizarra blanca se convierte en un sencillo auxiliar de visualización donde pueden desarrollarse y asignarse tareas diarias o planes a mayor escala.
Por lo tanto, debe situarse allí donde se le dé más utilidad y sea bien visible. Una buena elección es el lugar donde se reúnan (diariamente) los equipos; no solo en las salas de conferencias o despachos individuales, sino también junto a un mostrador o un punto de encuentro.
Otro elemento indispensable de toda oficina ágil es la integración digital en red. La planificación y la documentación se elaboran de forma colaborativa en herramientas digitales. Por ello, adquiere mucha importancia el uso de dispositivos móviles como tablets, ordenadores portátiles y smartphones.
El éxito de la oficina ágil se basa en la combinación de lo digital con auxiliares de presentación y de trabajo como el expositor de sobremesa para tablet GO-TO™ o el kit Capture APP para así poder digitalizar a la perfección los gráficos analógicos de los pizarras blancas.
Un futuro sin rodeos: mayor habilidad a la hora de hablar en público para actuar mejor
El eslogan del trabajo ágil es “decir y hacer más con menos palabras”. Elementos importantes de la organización ágil son tanto los cursos de formación sobre competencia comunicativa como la revolución en la forma de reunirse. Y todo lo nuevo requiere práctica, nuevas ideas y tiempo.
Estaremos encantados de asesorarle personalmente en la elección del equipamiento adecuado para su oficina ágil. ¡Consúltenos!
