Entorno de trabajo y productividad
3 estrategias de eficacia demostrada para la organización del puesto de trabajo y el aumento de la productividad
El trabajo improductivo tiene muchas facetas: el equipo se muestra desmotivado en las reuniones, algunos empleados faltan con mucha frecuencia o la calidad del trabajo deja mucho que desear en general. Esta lista podría ser mucho más larga y seguro que puedes poner algún ejemplo de tu fábrica.
Para solucionar este problema se ofrecen con demasiada frecuencia planteamientos generales de tipo “¡Apueste por la participación!“ o “¡Mejore la comunicación!“. Pero ¿cómo pueden derivarse de ellos estrategias concretas que puedan ponerse en práctica para aumentar la productividad?
Para responder a esta pregunta es preciso examinar más de cerca los factores que tienen una influencia decisiva en la productividad de los empleados de tu fábrica:
El puesto de trabajo
El diseño y la calidad del entorno de trabajo físico pueden reducir o aumentar la productividad de tu equipo.
Los procesos de trabajo
Los flujos de trabajo optimizados en tu empresa aumentan la eficiencia, procuran una mayor transparencia y facilitan la colaboración en el seno de tu equipo. En pocas palabras, se fomenta la productividad.
El ambiente de trabajo
Una buena cultura de empresa influye en la mentalidad de tus empleados y en el trato que se dispensan, y se refleja en la calidad y en la productividad del trabajo que realizan en tu fábrica.
Realizar cambios positivos en las áreas mencionadas te ayudará a aumentar el compromiso de tus empleados y la eficiencia de tu equipo, y en última instancia a reducir el absentismo laboral. En este artículo encontrarás para cada área una estrategia con propuestas de mejora concretas que te ayudarán a poner en práctica medidas nuevas para aumentar la productividad o a ampliar los métodos existentes en tu fábrica.
1. Un entorno de trabajo agradable que fomenta la productividad
Empecemos por lo básico: las características del entorno espacial directo de tus empleados. ¿Cómo afectan factores como el ruido, la luz o la calidad del aire a la productividad de tu equipo? ¿Invita el equipamiento de tus instalaciones a la productividad y la creatividad?
- Una iluminación muy oscura, aire de mala calidad y temperaturas elevadas en la zona de trabajo o mucho ruido procedente de espacios dedicados a la producción o el almacenamiento no solo pueden resultar molestos, en algunos casos hasta pueden ser perjudiciales para la salud.
Lo mejor es que les preguntes directamente a tus empleados qué cosas les molestan. Ruidos aparentemente imperceptibles como teléfonos fijos o móviles que suenan con frecuencia pueden ser muy molestos a la larga y afectar negativamente a la productividad. - Una estructura de la zona de trabajo abierta con mesas para trabajar en grupo estimula la creatividad y la productividad. ¿No puedes o no quieres llevar a cabo una remodelación completa de tu oficina?
En ese caso, considera por ejemplo equipar con materiales de presentación similares y asientos cómodos una sala especial para métodos interactivos de toma de decisiones o desarrollo de ideas. - Examina la limpieza y el orden de las instalaciones: un lugar de trabajo despejado y con una estructura clara sin archivadores por ahí, cajas de cartón apiladas ni migas en el teclado ayuda a los empleados a concentrarse mejor.
2. Procesos eficientes que aligeran la carga de trabajo
En tu fábrica hay también procesos organizativos que afectan a la productividad de tus empleados: cuanto más claros y estructurados sean los procesos de trabajo, más eficiente y productivo será también el trabajo de tu equipo.
- Mejora los flujos de trabajo de tu empresa: estructuras uniformes de carpetas facilitan la búsqueda de documentos en todos los departamentos, formularios y procesos de autorización estandarizados garantizan procesos diarios fluidos y rápidos.
- Muchas tareas de la gestión de compras o la contabilidad pueden simplificarse con el uso de herramientas online y soluciones automatizadas, como la compra electrónica. Así ahorrarás tiempo y recursos y aligerarás la carga de trabajo de tus empleados.
- Simplifica también instrucciones que se repiten y en las que se pierde siempre mucho tiempo: puedes utilizar guías o programas de formación estandarizados para la adaptación de nuevos empleados a su puesto de trabajo o para sesiones informativas sobre seguridad.
3. Una cultura de empresa positiva y abierta
La productividad, el compromiso y la motivación son temas estrechamente relacionados que se condicionan mutuamente. Por eso, nuestra última área, “Ambiente de trabajo“, es sin duda el tema más complejo y al mismo tiempo uno de los más importantes para lograr un aumento de la productividad.
- Una buena conciliación de la vida laboral y familiar y el derecho a intervenir en la fijación de los horarios de trabajo aumentan la motivación y, por consiguiente, la productividad. Da a tus empleados la oportunidad de diseñar de forma flexible sus horarios de trabajo.
Ofréceles la posibilidad de teletrabajar algunos días de la semana o dales más libertad en relación con la pausa de mediodía: si por ejemplo les viene mejor alargar un poco la pausa un día de la semana, pueden empezar a trabajar antes al día siguiente. - Una buena comunicación es un tema muy amplio. Nuestro principal consejo en este sentido es que dediques periódicamente tiempo y espacio a hablar de temas del día a día de la oficina aparentemente “sin importancia” para fomentar la comunicación.
En las reuniones, céntrate en una comunicación positiva: no hagas acusaciones ni saques a relucir viejos problemas del pasado; en su lugar, aporta propuestas de mejora constructivas de cara al futuro. - La salud de tus empleados no se limita a los factores físicos que hemos mencionado, también tiene que ver con aspectos mentales como el nivel de estrés. Lo complicado aquí es que una persona puede ser menos productiva tanto por exceso como por falta de estrés. Así que en lo relativo al estrés debes conocer muy bien a tu equipo:¿quién hace las mismas tareas desde hace mucho tiempo y necesitaría una pequeña motivación con un plazo más corto? ¿Quién es aún relativamente nuevo en un ámbito, le queda aún mucho por aprender y necesita un pequeño alivio?
Mantén el rumbo firme: aumentar la productividad es un proceso constante
Lograr la implicación de los empleados, organizar de forma eficiente el puesto de trabajo y aumentar la productividad suele requerir tiempo. No dejes que la gran cantidad de medidas posibles (y muchas veces necesarias) te aparten de tus objetivos.
Lo mejor es que elijas primero los objetivos más fáciles de conseguir. Luego fija plazos para áreas más difíciles y piensa qué medidas a corto plazo quieres ir implementando para alcanzar a largo plazo objetivos más complejos.
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