Preguntas y respuestas relativas a la aplicación del RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un nuevo Reglamento de la Unión Europea que, en resumidas cuentas, unifica las normas para el tratamiento de datos personales por parte de empresas privadas y organismos públicos de la UE.

Este es un componente esencial de la amplia reforma de la UE en materia de protección de datos, presentada por la Comisión Europea en enero de 2012 y formada por 99 artículos contenidos en once capítulos.

En términos generales el término “datos personales” hace referencia a toda aquella información mediante la cual puede identificarse a una persona directa o indirectamente. Desde el punto de vista jurídico, basta con la posibilidad de identificar a un persona. Por lo tanto, se consideran datos personales, p. ej., el nombre, la dirección postal, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, la fecha de nacimiento, los datos de una cuenta bancaria, la matrícula de un vehículo, los datos de localización, los historiales médicos, las direcciones IP, los identificadores online y las cookies.

El RGPD se aprobó el 24 de mayo de 2016 aunque su aplicación de manera obligatoria no se hará efectiva hasta el 25 de mayo de 2018. A partir de esta fecha clave, todas las empresas deben gestionar el uso de datos de acuerdo al RGPD.

El RGPD se aplica en primer lugar a todas las empresas y organismos con sede en la UE y que procesen datos personales de cualquier tipo, es decir, que recopilen, guarden y/o utilicen estos datos. El Reglamento también afecta a los prestadores de servicios que procesen datos personales para otras empresas. Además deben atenerse al Reglamento las empresas no europeas, siempre y cuando cuenten, p. ej., con filiales en la UE o procesen datos personales de ciudadanos de la UE.

Muchos ámbitos de la protección de datos no se regulan de nuevo mediante el RGPD puesto que se han adoptado numerosas disposiciones de la Directiva sobre la privacidad 95/46/CE. La situación en cada uno de los países de la UE es, sin embargo, muy diversa. A mayor nivel de protección de datos disponible hasta el momento, menos cambios concretos se aplican con el RGPD.

El RGPD incluye algunas novedades clave como, p. ej., posibles sanciones de mayor envergadura, el ámbito de aplicación más amplio y el derecho al olvido. Este último hace referencia al derecho a borrar o bloquear los datos personales cuando ya no se disponga de un permiso para utilizar los datos, p. ej., al quedar sin efecto la finalidad para el tratamiento de los datos o cuando las personas afectadas hayan revocado su consentimiento.

También introduce el derecho a la portabilidad de datos personales. Con él, las personas tienen la posibilidad de “llevarse” sus datos y entregarlos a otro proveedor. Además, el RGPD regula exactamente cuándo la empresa debe nombrar a un delegado de protección de datos y cuándo no. Aquí puede consultar más detalles sobre las novedades.

El RGPD genera más transparencia, puesto que cualquier persona tiene derecho a saber quién, cuándo, dónde, en qué medida y con qué fin se guardan y recopilan sus datos personales. Al mismo tiempo se facilita el acceso a estos datos, lo que acelera el posible borrado de los datos de forma sencilla. En resumidas cuentas: más control.

Uno de los objetivos fundamentales del RGPD es eliminar “los obstáculos a la libre circulación de los datos personales” dentro de la UE mediante normas únicas y la igualdad de condiciones resultante de lo anterior. Por ello, se da por sentado que numerosos procesos se simplificarán claramente. La Comisión Europea calcula que la ventaja económica de una legislación única de protección de datos en la UE será de 2,3 millones de euros (véase también este enlace).

Aquí encontrará la versión completa del texto legal oficial recogida en la página web de la Unión Europea. Esta está disponible en las 24 lenguas oficiales de la UE.

Para más detalles, le recomendamos la página web de la Comisión Europea sobre el RGPD que ofrece información de forma clara y sin rodeos.

En resumen, mediante el RGPD usted debe poder presentar y garantizar de forma íntegra la finalidad, duración, almacenamiento y borrado de datos personales para poder cumplir sin problemas los requisitos aplicables como el derecho a la portabilidad de los datos o el derecho al olvido. Simplemente tendrá que tener en todo momento una vista general de todos los datos personales que usted recopila o procesa y para qué fin; lo más importante es no hacer excepciones. Encontrará más detalles al respecto en los textos legales oficiales.

En caso de violación de la protección de datos personales, las empresas responsables deben informar sin demora a las personas afectadas. Además deberá informarse a la autoridad responsable de la protección de datos dentro de un plazo de 72 horas.

El RGPD establece un nivel de sanciones mucho mayor que el existente hasta el momento. A partir del 25 de mayo del 2018, las violaciones de la protección de datos podrán sancionarse con mayor severidad. La sanción máxima para empresas y organizaciones que incumplan el RGPD puede alcanzar hasta los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual global, tomándose lo que represente el mayor valor.

Muy sencillo: porque una gran parte de los datos personales sigue estando a disposición en papel. Se calcula que hasta el 70% de esta información no se encuentra online, sino en extractos bancarios, recibos, facturas, documentos fiscales, documentos publicitarios personalizados, etc. Es decir, justo delante de usted en su escritorio, archivador o, en el peor de los casos, en la papelera y sin haberse destruido previamente.

Existe un alto riesgo de que los documentos con datos personales lleguen a las manos equivocadas. Ejemplos típicos hay muchos: papeles olvidados en la fotocopiadora, documentos confidenciales depositados en la basura sin ningún miramiento, discos duros que no se sobrescriben de forma profesional o la cesión de la destrucción de los documentos a empresas de eliminación de residuos con la consiguiente pérdida del control, por citar algunas fuentes de peligro.

Muy sencillo: porque solo con ellas puede garantizar la destrucción profesional y conforme con el RGPD de documentos con datos personales. Preste especial atención a que solo las destructoras de documentos a partir del nivel de seguridad P4 cumplen los requisitos del RGPD. Encontrará más información en nuestra guía de compras de destructoras de documentos.

Más fácil imposible: ¡con nuestra ayuda! Existen tres categorías de protección y siete niveles de seguridad. Consulte más detalles en nuestra guía de compras de destructoras de documentos y cuando desee buscar el modelo adecuado a sus necesidades, haga uso de nuestro buscador de productos para destructoras de documentos.

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