Atrás
Guía de productos para la oficina

Visualización en el almacén y en la producción: sea más eficiente usando Kanban

La idea fundamental del Kanban es que en el lugar de consumo es donde mejor se sabe lo que se necesita para la producción. Este sistema japonés para controlar la producción se ha implementado en un gran número de fábricas modernas y forma parte de los modernos marcos de gestión ágil. Para beneficiarse de los menores costes, la mayor eficiencia y un flujo de material sin interrupciones necesitará transparencia, una excelente comunicación y la correcta visualización de los procesos.

Trabajar con la técnica Kanban wt$

El principio "Pull" (atracción) de Kanban aplicado a la empresa

Kanban revoluciona las estructuras tradicionales de aprovisionamiento y flujos de material para la fabricación y la producción. Tradicionalmente era una instancia central la que pedía la mercancía y la repartía entre los distintos lugares de transformación. Sin embargo, en Kanban, la demanda inicia estos procesos en función de sus necesidades y en el momento preciso.

Este principio denominado "Pull" (tirar o atraer) unifica los puntos estratégicos más importantes de cualquier empresa (compras, logística, almacén y producción) de una forma tan fluida que esta requerirá menos superficie de almacenamiento, ahorrará en costes de aprovisionamiento y mejorará los tiempos muertos. De esta forma, todo el proceso ganará en transparencia, flexibilidad y fiabilidad.

Otras áreas de la empresa como marketing o RR. HH. también aprovecharán las ventajas que brinda este principio. Es por ello que los factores Kanban se suelen solapar con otros métodos como Scrum, ya que todos se consideran métodos de gestión ágil y se centran en los siguientes aspectos:

  • El flujo de trabajo es más visible y puede controlarse más fácilmente
  • El flujo de trabajo se desintegra en subunidades o tareas más pequeñas
  • El flujo de trabajo no se modifica de inmediato sino que puede optimizarse paulatinamente en el proceso


El principio "Pull" también se aplica en un contexto más amplio de Kanban: un trabajador solo puede procesar al mismo tiempo un número limitado de tareas. Solo cuando haya procesado lo anterior y vuelva a tener capacidad disponible y podrá recibir nuevas tareas de sus superiores. Importante: la entidad encargada de la ejecución toma las nuevas tareas directamente de su predecesora, ya que estas no se transmiten automáticamente.

Así se evitan los cuellos de botella y se detectan con mayor claridad las necesidades o los problemas. En la fabricación y la producción, Kanban augura un futuro más prometedor basándose en los siguientes puntos de vista:

  • Los almacenes intermedios, de tamaño reducido en el lugar de consumo de la mercancía reducen los trayectos a recorrer y aumentan la transparencia
  • La retirada y el abastecimiento asíncronos mejoran la capacidad de reacción ante altibajos en el rendimiento
  • Los pedidos ajustados a la demanda permiten una adaptación flexible a los cambios de producción
  • Sin necesidad de reservas gracias a los pedidos a su debido tiempo y a la comunicación clara
  • Los medios de visualización lo más sencillos posibles destacan las necesidades reales

La representación en Kanban de un vistazo

El significado de la palabra japonesa Kanban ya deja entrever el papel protagonista tanto de la visualización como de la comunicación. Kanban quiere decir “tarjeta (de pedido)” y hace referencia al soporte de información central que desencadena y es testigo del proceso de producción de una mercancía. Hoy en día, esta tarjeta suele estar altamente tecnificada y digitalizada; sin embargo, desde la introducción de este principio en Toyota en el año 1947, su estructura apenas ha cambiado.

Junto a las tarjetas Kanban, los tableros Kanban también juegan un papel decisivo. Estos actúan como panel informativo central a lo largo de todo el flujo de trabajo y cuentan con una estructura sumamente clara:

  • Tres columnas: pendiente (To-Do), en curso (Doing) y hecho (Done)
  • Cada tarea se ubica como ticket en la columna correspondiente y se desplaza de una a otra al cambiar su estado


Esta estructura básica puede personalizarse pero siempre mantendrá el mismo principio. Con el uso de tickets de distintos colores o una división más precisa de la columna central, el panel Kanban se convierte en un poderoso instrumento de control y gestión:

  • Aclara de un vistazo el estado actual del flujo de trabajo
  • Muestra las dificultades, responsabilidades y/o capacidades
  • Sustituye a las reuniones y explicaciones tediosas
  • Su valor informativo aumentará a medida que los trabajadores adquieran más experiencia con Kanban
  • Los trabajadores pueden comenzar/finalizar por sí mismos las tareas gracias a la detallada explicación que se hace de estas


El trabajo con Kanban y con los paneles de planificación requiere cierta disciplina y los procesos o proyectos representados no deben volverse demasiado complejos. Por ejemplo, en la fabricación y la producción puede ser de gran utilidad crear tableros Kanban para complejos productivos sueltos y ubicarlos en los lugares clave. Estos tableros Kanban deben permitir recoger los comentarios que favorezcan paulatinamente la optimización del proceso.

Trabajar con la técnica Kanban wt$

Comparativa entre las herramientas online y el panel Kanban: ¿cuál es el mejor método de visualización?

Muchas de las herramientas online más conocidas para la gestión de proyectos se basan en Kanban y han trasladado a la red el pizarra blanca tradicional. Sin embargo, la versión analógica sigue teniendo mucha importancia y los pizarras blancas o los tableros Kanban son en muchos casos la elección más práctica. Esto queda patente si comparamos ambos métodos:

Panel Kanban analógico

  • para equipos in situ
  • visible en todo momento, siempre a la vista
  • visualización rápida de los cambios
  • el espacio disponible limita el grado de precisión
  • alto grado de formalización y de contenido simbólico
  • un auténtico panel informativo
  • tema de debate directo en reuniones
  • instantánea
  • administración del panel más fácil

Panel Kanban virtual

  • para equipos virtuales descentralizados
  • solo visible cuando se está online
  • las notificaciones por correo electrónico se pierden pronto de vista
  • posible subdivisión infinita del panel
  • mucha información en cada ticket
  • herramienta de trabajo mediante enlaces/referencias, etc.
  • requiere de la técnica para su presentación
  • cambios comprensibles mediante registros
  • la administración del panel requiere práctica

Teniendo en cuenta lo anterior, el panel Kanban analógico muestra sus puntos fuertes en las áreas de producción o en los departamentos de la empresa y aúna la representación del proceso directamente con la implementación “real” de las tareas in situ. Además, el limitado espacio disponible es perfecto para reflexionar de forma más lógica sobre la eficiencia de las tareas y responsabilidades.

Al igual que en Scrum, Kanban requiere breves reuniones diarias que, por lo general, se celebran de pie en torno al panel. Las preguntas principales (quién hace qué, tareas pendientes, de dónde cojea) pueden responderse a toda velocidad y los cambios en el panel se aplican rápidamente de forma conjunta por todos los asistentes a la reunión.

Por otra parte, el panel virtual es la herramienta perfecta para tareas y procesos que deben implementarse de forma virtual, p. ej., al diseñar una nueva imagen corporativa o al controlar todas las actividades online. Aquí será necesario un periodo de adaptación y que los usuarios cursen una formación. Una vez que se adquiera suficiente práctica, este proceso reduce notablemente el número de consultas telefónicas o por correo electrónico. Además, la herramienta online es un registro del proceso que puede emplearse en revisiones y otras actividades ágiles.

Aunque esto no sea posible en un panel Kanban físico, no representará ningún problema si se emplean desarrollos técnicos para presentaciones y conferencias. Con el kit Capture APP, pueden digitalizarse las fotografías hechas a los pizarras blancas analógicos y seguir editándose de forma virtual conforme a ciertos criterios.

Al fin y al cabo, lo realmente decisivo es que los paneles Kanban y otros auxiliares de visualización son solo una herramienta de apoyo. El pilar de todas las actividades en la empresa ágil es la correcta comunicación y el trabajo conjunto de los empleados. Disponiendo del equipamiento adecuado, se favorecerá sin duda el cumplimiento de estos dos requisitos. Nuestros empleados estarán encantados de ayudarle personalmente a elegir los productos más adecuados para su empresa.

Nuestras categorías principales de esta guía