Planificar y realizar el inventario de forma eficiente
Tan pronto como terminan las vacaciones de verano, en muchos supermercados ya están apareciendo decoraciones navideñas. Rara vez en este momento se tiene ya apetito de turrones y papanoeles de chocolate. Y sin embargo, cada vez se sorprende uno de lo rápido que se acerca el final del año. ¿Es la aparición aparentemente prematura de los adornos navideños quizás un ejemplo perfecto de una excelente planificación?
¿Tu empresa está bien preparada para los desafíos que enfrenta cada año? Las tareas recurrentes al final del año, como el inventario, no deberían constituir una gran sorpresa para muchas empresas. Sin embargo, en la mayoría de ellas, el período previo al final del año está marcado por los apremios y el estrés. ¿Por qué no te preparas temprano este año para el inventario periódico?
En este artículo aprenderás todo lo que necesita saber para una planificación eficiente y una ejecución sin problemas de tu inventario. En primer lugar, aclaramos algunas de las preguntas más frecuentes sobre el inventario.
¿Por qué un inventario?
¿Por qué tiene sentido realizar un inventario?
El inventario periódico en su empresa le ayuda a determinar el “stock real” actual. El inventario abarca todos los bienes materiales (inventario físico), los activos circulantes intangibles y deudas (inventario contable) y los activos móviles, es decir, los vehículos, la maquinaria y el equipamiento de la empresa (inventario de activos).
Al menos una vez al año, en un día fijo, te aseguras a través del inventario de que el registro continuo de entradas y salidas en tu sistema de gestión de mercancías, así como la contabilidad de tu empresa, se lleva a cabo correctamente.
En resumen, un inventario periódico en tu empresa:
- Constituye la base de las cuentas anuales
- Identifica posibles pérdidas por robo o mermas
- Corrige cualquier error en la contabilidad y en el sistema de gestión de mercancías
- Proporciona una vista general de las mercancías (en términos de valor y cantidad) que se encuentran actualmente en tu almacén u oficina
Por tanto, el inventario anual no solo sirve de control para la Agencia Tributaria, sino que constituye también una herramienta útil para que tu empresa verifique la contabilidad interna y compare las existencias teóricas y reales.
¿Estoy obligado a realizar un inventario en mi empresa?
La Agencia Tributaria prescribe un inventario para tu empresa si esta está obligada a hacer un balance. Sin embargo, incluso para las empresas más pequeñas que no están obligadas a ello, es muy aconsejable realizar un inventario voluntario para comprobar la situación financiera real.
Un consejo de experto: no te limites a centrar tu inventario en las mercancías de tu almacén. Te aconsejamos catalogar las mercancías C, es decir, los artículos que no están directamente implicados en la cadena de valor añadido de tu empresa. Nos referimos, por ejemplo, a artículos de oficina o de limpieza.
¿Es obligatorio que el inventario se realice el último día del año?
En principio, se requiere un inventario en varios momentos: de forma puntual cuando se funda una empresa y cuando se producen cambios en la gerencia de la misma y, de forma periódica, al final de cada ejercicio.
Para la mayoría de las empresas, el ejercicio coincide con el año natural, por lo que la fecha prevista para el inventario anual suele ser el 31 de diciembre. A menudo es imposible realizar el inventario completo en un día. Por ello, los diferentes tipos de inventariado permiten introducir un inventario antes o después de la fecha clave de cierre del ejercicio (véase Tipos de inventario).
Tipos de inventario
Existen diferentes tipos de inventario. Sin embargo, asegúrate de cuál es el adecuado para tu empresa. Para los tipos de inventario diferidos, debes asegurarte de que tu sistema de gestión de mercancías se gestiona con precisión. O, por el contrario, no se debe utilizar un inventario permanente para registrar mercancías perecederas.
Inventario en la fecha fijada
El inventario en la fecha fijada es la clase más común de inventario. El inventario completo se lleva a cabo en la propia fecha del balance.
Se permite un inventario diferido de un máximo de diez días antes o después de la fecha del cierre anual. En este caso, cualquier modificación de cantidad y valor en el stock dentro de estos días debe calcularse retroactivamente o actualizarse en el stock real de la fecha de balance mediante los comprobantes necesarios.
Atención: no se trata de un inventario por muestreo, en el que el inventario se realiza mediante muestras representativas. Este tipo de inventario debe solicitarse oficialmente en la Agencia Tributaria y solo se autoriza para empresas muy grandes bajo ciertas condiciones.
Inventario permanente
En el inventario permanente se registra el stock de diferentes grupos de artículos en diversos días a lo largo del año. Una vez al año, en una fecha de balance fijada, se lleva a cabo un inventario físico de todos los grupos de mercancías para comparar el stock teórico con el stock real. Para ahorrar recursos y tiempo, se puede elegir un día en el que los niveles de stock en el almacén sean bajos.
Inventario desplazado
Se trata de un tipo de inventario diferido. En el caso de un inventario desplazado, el inventario puede llevarse a cabo tres meses antes o dos meses después de la fecha de balance real. Sin embargo, el dato decisivo sigue siendo el stock real en la fecha del balance real. Este debe calcularse retroactivamente o actualizarse en términos de valor.
El inventario desplazado permite una mayor flexibilidad. Sin embargo, también contiene algunas trampas, ya que cualquier modificación en el stock debe documentarse de forma exacta durante esos meses para poder calcularse retroactivamente o actualizarse correctamente.
Atención: este tipo de inventario debe solicitarse previamente en la Agencia Tributaria.
Consejos de expertos
Cómo conseguir una correcta planificación y realización del inventario
A continuación encontrarás algunos consejos prácticos para una planificación e implementación óptimas de tu próximo inventario:
1. Elige el momento adecuado
Fija el día para realizar el inventario en tus oficinas en un período en el que haya menos actividad en la empresa.
Lo mismo se aplica al inventario en el almacén. Ten en cuenta también: un buen momento para llevar a cabo el inventario físico es cuando tu stock es bajo.
Los tipos de inventario diferidos te proporcionan cierta flexibilidad al principio. Sin embargo, no olvides planificar tiempo adicional para completar a posteriori el saldo en la fecha del balance. Cuantos más días haya entre el día del registro del inventario y la fecha del balance, más tiempo tendrás que invertir.
2. Planifica suficiente tiempo
Dependiendo del tamaño de tu negocio, el inventario puede durar unas horas, un día o varios días. En caso de duda, planifica mejor un poco más de tiempo para evitar los errores por descuido que se producen al trabajar bajo presión de tiempo.
Muchas empresas incluso llevan a cabo el inventario fuera del horario de trabajo habitual para poder concentrarse plenamente en el inventario.
3. Distribuye a tus empleados de forma óptima
Considera si puedes llevar a cabo el inventario con tus propios empleados o si tiene sentido contratar ayuda para el inventario.
Incluso si la ayuda adicional constituye un coste adicional, en muchos casos vale la pena la inversión. Los asistentes de inventario experimentados suelen completar el inventario de forma rápida y fiable, y además tus propios empleados pueden así continuar con su trabajo.
Las personas ajenas tienen además una visión imparcial de la situación de tu empresa, lo que les facilita la detección de discrepancias. En todo caso, si realizas el inventario con tus propios empleados, encomiéndales el inventario de un departamento diferente, no de su entorno de trabajo diario.
Durante el inventario, lo ideal es que los empleados trabajen en equipos de dos personas. Un empleado escribe y el otro anota. De este modo, se minimizan los errores y el inventario progresa más rápidamente.
4. Define reglas de ejecución
Si decides encargar la tarea a personal de inventario, el personal temporal por lo general conoce el procedimiento regular. En el caso de tus propios empleados, deberías recordarles las reglas antes de hacer el inventario.
Es aconsejable ir de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo cuando se registran los artículos. Una vez que un equipo ha completado un área, debe marcarse en consecuencia para evitar la duplicación. Las listas de inventario deben cumplimentarse de forma legible y en letras de imprenta. Si es necesario, establece pautas para la notación de los números; ello evitará confusiones más adelante.
Lista de control
El programa de inventario óptimo
¿Todavía hay tiempo de sobra hasta la fecha del balance? Sin embargo, no debes subestimar los beneficios de una buena preparación. La siguiente lista de control te ayudará a planificar tu próximo proceso de inventario de manera eficiente.
1. Algunos meses antes del inventario
- Fijar la fecha del inventario
- Determinar el alcance temporal del inventario
- Organizar ayudas para el inventario, si es necesario
2. Unos días antes del inventario
- Comunicar las reglas de implementación y el programa a los empleados y enviarlas por escrito
- Preparar los espacios: ordenar y limpiar para facilitar el trabajo
- Dividir la empresa en áreas de inventario con el mismo volumen de trabajo e identificarlas con colores
- Determinar la persona que ha de dirigir el inventario y establecer un punto de contacto central (coordinación del proceso, consultas, presentación de listas de inventario)
- Dividir a los empleados en equipos de dos personas
- Asignar una o varias tareas a cada equipo
- Proporcionar suficiente material de trabajo: cuadernos, material de escritura, etc.
3. El día del inventario
- Instruir al personal
- Asegurarse de que los empleados realicen el inventario de forma adecuada
- Verificar todas las listas de inventario presentadas (legibilidad, cumplimentadas con bolígrafo, fecha y firma del empleado correspondiente)
- Recorrido y control de todas las áreas de inventario
4. Tras el inventario
- Imputar las diferencias de inventario en las cuentas correctas
- Entregar los documentos a la Agencia Tributaria (y guardar la documentación diez años)
¿Alguna otra pregunta?
Con este calendario, nada se interpone en el camino de un inventario óptimamente organizado este año. Si tienes más preguntas, estamos a tu disposición de forma gratuita.