Preguntas y respuestas sobre los métodos ágiles
¿Cuán ágil es su empresa?
La agilidad es una de esas palabras de moda que seguro que se oye ya por toda su empresa. Todos hablan de ella pero muchos no se atreven a asegurar lo que realmente implica. Y con razón, ya que el contexto en el que se utiliza es importante para poder comprenderla completamente. Es fácil perderse entre la gran cantidad de conceptos distintos sobre los métodos de trabajo ágiles.
Para conseguir que la agilidad en su empresa no sea solo una moda, sino una verdadera actitud, sus empleados deben conocer su significado, sus procesos y sus métodos. Por ello, hemos reunido las preguntas más frecuentes y las hemos contestado. Quizá encuentre algo que aún no sabía sobre cómo agilizar los procesos de sus empresa.
¿En qué consiste el trabajo ágil? ¿Qué significa?
La cooperación ágil dentro de la empresa pone en primer plano el trabajo en equipo. Se suprimen las clásicas asignaciones de funciones de la dirección, que es la responsable, y del empleado, que actúa. El lema es ahora: "Trabajar más inteligentemente, no más duro", porque cuando se trabaja con agilidad, un equipo siempre asume la responsabilidad conjunta de las decisiones que se toman. El nivel directivo tiene la tarea de apoyar y fortalecer al equipo.
Aclaración de conceptos
¿En qué principios se basa el trabajo ágil?
- El cliente es el rey: el punto central de todos los métodos ágiles es satisfacer al cliente. Es decir, sus problemas y expectativas constituyen la mayor prioridad de todos los métodos ágiles. En este contexto, “el cliente” se puede interpretar de forma literal o también como una persona de la empresa que encarga cualquier tarea.
- El proceso de trabajo ágil siempre se ejecuta en equipo. El equipo asume su propia organización, trabaja en estrecha colaboración y actúa bajo su propia responsabilidad. Normalmente el tamaño de equipo óptimo es de entre cinco y ocho personas.
- La participación en un proyecto debería ser voluntaria para que la motivación sea y permanezca bien alta. Se debe disponer en todo momento de las herramientas necesarias, ya que la falta de medios y recursos podría comprometer su éxito. Por supuesto, esto no es siempre posible, pero debería comunicarse y explicarse para no frustrar a los miembros del equipo sino todo lo contrario. Es decir, la transparencia es fundamental.
- Los miembros del equipo establecen objetivos o pasos concretos y medibles. Las tareas necesarias para alcanzar los objetivos tienen alta prioridad y se van ejecutando paso a paso.
- Requiere reuniones frecuentes. Para garantizar la transparencia, debe comprobarse regularmente el grado de desarrollo del proyecto para definir los siguientes pasos o redefinir los ya establecidos.
- Cada equipo ágil controla por sí mismo sus progresos.
¿Desde cuándo existe el trabajo ágil?
Claro, por supuesto alguien puede decir “desde siempre”, ya que, por ejemplo, incluso la construcción de una casa es ágil. Pero desde el punto de vista científico, las primeras discusiones y tesis sobre el trabajo ágil se publicaron en los años 50 y 70. El llamado “Manifiesto ágil” se publicó en el año 2001 y se refiere sobre todo al trabajo de los desarrolladores de software que buscaban posibilidades para organizar proyectos informáticos complejos. A partir de ello surgieron los principios básicos del trabajo ágil.
¿Por qué ágil?
¿Cuáles son las ventajas del trabajo ágil?
- El trabajo ágil es muy eficiente
- La adopción de procesos ágiles permite reaccionar rápidamente a los cambios
- Los productos y soluciones se encuentran en mejora continua lo que permite la implementación de soluciones intermedias rápidas para llegar al resultado final
- Los empleados cualificados y motivados enseguida cosechan éxitos en su trabajo y ello les mantiene motivados
Atención: el requisito para ello es que la empresa fomente e implante la agilidad sin imponerla, ya que si los empleados no quieren, no funciona en absoluto. Para los directivos esto significa confiar y delegar el control, y para los empleados asumir responsabilidades y trabajar en equipo.
¿Cuáles son las desventajas del trabajo ágil?
- El producto final y la experiencia final del usuario no suelen estar en el centro de las prioridades del trabajo de un equipo ágil. Dependiendo de lo complejo que sea el proceso hasta el producto final, con las soluciones intermedias ágiles puede que sea un tanto lioso.
- En las empresas tradicionales y conservadoras, puede que el principio de trabajo ágil colisione con los procesos estándar formales de la empresa. Con normas fijas y un control permanente desde arriba no suele conseguirse una actuación ágil de los empleados.
- Algunos empleados prefieren cumplir las normas de sus superiores y no se sienten cómodos aceptando responsabilidades.
Volverse ágil
¿Cómo se implementa el trabajo ágil en la empresa?
La introducción de métodos ágiles en la empresa es un proceso de aprendizaje para todos los participantes. Por ello, muchas empresas buscan asesoramiento externo. Las estructuras organizativas ágiles deben desarrollarse lentamente, es decir, la empresa debe crecer con ellas, por decirlo de algún modo. Esto lleva su tiempo y constituye en cierto modo también un proceso ágil.
Ante todo, en su empresa debe conseguir una comprensión uniforme de la agilidad. La mayoría de las empresas grandes, para implementar procesos ágiles recurren a empleados que en el pasado ya destacaron por un alto grado de iniciativa propia y disposición para asumir responsabilidades. Este tipo de empleados son apropiados para equipos ágiles.
En los primeros pasos, tanto el departamento de recursos humanos como la dirección de la empresa deberían participar en las reuniones de equipo observando y prestando apoyo pero sin inmiscuirse. La llamada Retrospectiva, una cita que suele tener lugar cada dos o cuatro semanas, es especialmente adecuada, ya que allí se discute lo que ha ido sobre ruedas y aquello que no se ha desarrollado tan bien como se esperaba.
¿Qué elementos integran los proceso ágiles?
En todo proceso ágil no pueden faltar estos tres puntos:
- Reuniones diarias: las llamadas “Stand-Up-Meetings”, que no suelen durar más de 15 minutos, pueden tener lugar a diario. Dependiendo del tema de trabajo y de las necesidades del grupo, también puede ser una reunión semanal de una hora. Debe hablarse en equipo de lo que cada uno necesita para conseguir sus objetivos y de lo que cada uno puede hacer para apoyar al resto del equipo.
- Transparencia: en un panel multifuncional se representa, de forma comprensible para todos los implicados, quién trabaja en qué tema, lo que ya se ha ejecutado y lo que falta por hacer. Si hay problemas que impiden la ejecución de una tarea, deberán también recogerse en este panel. Normalmente para ello se usa un panel Kanban, que se puede personalizar con un tablón para chinchetas y Post-its, o bien paneles de planificación.
- Retrospectiva: se conciertan a menudo reuniones en las que se recapitula lo que ha ido bien o no tan bien. Aquí deberán contrarrestarse los aspectos negativos. Por ello se elaboran planteamientos de mejora que deben implementarse inmediatamente.
¿Cómo funciona el trabajo ágil en un proyecto?
Los proyectos son idóneos para probar los métodos de trabajo ágiles. Con estos procedimientos, sus proyectos serán más ágiles:
- Paso a paso: subdivida el gran proyecto en pequeños subproyectos, también llamados Sprints, cuyos resultados pueden divulgarse y, por tanto, puede medirse su éxito. Cada subproyecto se corresponde con una tarea en el panel Kanban. Si ordena determinados subproyectos en un orden lógico (cada uno se basa en el anterior), automáticamente estará consiguiendo una priorización para el mapa de ruta de su proyecto, el llamado Roadmap.
Por cierto: un subproyecto puede contener otros grupos de tareas. Por esta razón, a menudo los participantes del proyecto hacen sus propios paneles Kanban para poder ver el progreso de sus propias tareas. - Mantenerse flexible: para que dentro del proyecto siempre se pueda reaccionar rápidamente a requisitos cambiantes, solo se planifica de forma concreta el próximo subproyecto, o en ocasiones, también el inmediatamente posterior. Todo lo que vendrá después solo se tiene en mente someramente pero no se fija con detalle.
- Cambiar la perspectiva: en todo lo que se planifica y ejecuta en el proyecto y en los subproyectos, la prioridad es el cliente o usuario. Plantéese siempre preguntas como: ¿Cómo puedo ayudar a mi cliente a...? De esta forma nadie pierde de vista el sentido y la finalidad del proyecto.
Métodos ágiles
¿Qué es un marco de gestión ágil?
Edifique un marco (o framework) de gestión ágil cuando esté seguro de que desea implementar procesos de trabajo ágiles en su empresa. Es decir, la creación de un marco de trabajo siempre va precedida por la introducción de métodos ágiles con grupos piloto. Estos, con su experiencia, pueden ayudarle a crear el marco para la empresa. Básicamente hay dos tipos de marcos de métodos que suelen emplearse conjuntamente: Scrum y Kanban. Con su grupo piloto puede determinar en qué casos debe utilizarse cada uno de los marcos.
Para el desarrollo de software hay toda una serie de métodos que se concentran específicamente en esta área de trabajo pero que, en cambio, no son tan adecuados para aplicaciones de marketing o de gestión de productos y contenidos.
¿Qué se entiende por técnica Scrum?
Scrum significa algo así como aglomeración, como en una melé en rugby. Y tiene sentido, ya que el método Scrum se basa en la presunción de que los proyectos en general suelen ser tan complejos, es decir, en ellos pasan tantas cosas, que resulta difícil preparar desde el principio un plan de proyecto exhaustivo. Por consiguiente, el método Scrum se enfrenta a ello con un equipo pequeño y muy compenetrado en sus tareas que confía en ir estructurando cada tarea del proyecto una sobre otra (de forma incremental), con repeticiones (de forma iterativa) y recurriendo a las experiencias que han ido adquiriendo con las tareas anteriores (de forma empírica).
El método Scrum se basa en tres principios básicos: transparencia, comprobación y adaptación. Es decir, todos deben estar informados del estado del proyecto en todo momento, incluso sobre los posibles problemas que podrían impedir el avance del mismo. Regularmente se comprueba si los pasos de trabajo planificados siguen teniendo sentido. Y cuando es necesario se adapta el plan de desarrollo a los nuevos requisitos.
En Scrum, un proyecto grande se compone de muchos subproyectos. Dentro de cada uno deben cumplirse diversos cometidos, que van ejecutando los miembros del equipo dentro de un periodo de tiempo definido.
En el equipo Scrum, las funciones de cada miembro están definidas de forma fija para conseguir ejecutar los procesos conforme a las normas establecidas.
¿Qué funciones hay dentro de un proyecto Scrum típico?
En el desarrollo de software hay cinco funciones específicas que siempre deben estar asignadas para que el proyecto ágil pueda desarrollarse con éxito:
- Facilitador (o Scrum Master): es, por así decirlo, el guardián del marco ágil, además de la persona de contacto para su equipo de desarrollo. Conoce los antecedentes y las interrelaciones del proyecto, asesora al equipo e intenta apartar de este las intromisiones externas innecesarias. Su compañero principal es el dueño del producto. Juntos establecen las tareas dentro de un subproyecto.
- Dueño del producto (o Product Owner): distribuye los objetivos de cada subproyecto del equipo en lo que se denomina Sprints. Para ello debe asegurarse de que todos los implicados entiendan los requisitos. Como es el que asume la responsabilidad sobre el proyecto, también crea los grupos de tareas dentro de un subproyecto. Es decir, establece qué tareas son prioritarias y cuáles pueden dejarse para más adelante.
- Experto en la materia (o Subject Matter Expert): es la persona que posee conocimientos sobre determinados temas. Y como normalmente no se trata de una sola persona que lo sabe todo sino de varias con diferentes conocimientos, en la gestión ágil de proyectos se suele hablar del Grupo de expertos (Subject Matter Group). Sus miembros son normalmente los que exigen requisitos al dueño del producto, quien los adopta, los discute con el equipo y los prioriza.
- Dueño del negocio (o Business Owner): es aquel que posibilita en primer lugar un proyecto, el patrocinador principal. Sin embargo, la responsabilidad la cede al dueño del producto, que debe recurrir al primero cuando necesita más apoyo (casi siempre financiero).
- Equipo de desarrollo: son las personas que trabajan realmente en el proyecto. Implementan los requisitos que previamente ha definido el dueño del producto.
¿Qué significa Kanban?
Con Kanban puede hacer visibles y priorizar los requisitos establecidos para su equipo de proyecto, así como visualizar los avances conseguidos para satisfacer dichos requisitos. Cada tarea se representa en una tarjeta.
Procedimiento:
Se empieza “aparcando” todas las tarjetas en una columna: el llamado Backlog o sus listas de tareas pendientes, que no se priorizarán hasta el paso siguiente.
En la columna de al lado se colocan ya solo los requisitos priorizados que deben ejecutarse en primer lugar. Llamémoslos “pendientes”.
Cada miembro del equipo recibe una sola de estas tareas. En la mayoría de los casos, los propios miembros del equipo deciden qué tarea asumen.
Cuando se concluye una tarea, la tarjeta se desplaza de la columna “pendientes” a la siguiente columna “concluidas”.
Si quedan muchas tarjetas en la columna “pendientes”, todos pueden verlo y se afanan de inmediato en buscar las soluciones necesarias para poder ejecutar las tareas.
Por cierto: cada proyecto se compone básicamente de tareas sueltas o de paquetes de trabajo. Por tanto, el método Kanban puede utilizarse para todos los proyectos y puede combinarse con otros métodos.
¿Cuál es la diferencia entre el Scrum y el Kanban?
Básicamente, ambos marcos tiene procesos similares, aunque Scrum está más regulado, es decir, los procesos son obligatorios. Las funciones asignadas dentro de un equipo implican un alto grado de responsabilidad y los plazos comunicados son inamovibles. Kanban, al contrario, es algo más flexible al respecto. En este caso se trata sobre todo de ofrecer transparencia. Una tarea pendiente puede desplazarse a la semana siguiente sin necesidad de redefinir por completo una nueva priorización. Es decir, Kanban tiene más carácter informativo y es algo más “desorganizado” que Scrum.
Nota: en muchas empresas se usan a menudo formas mixtas de Scrum y Kanban que surgen automáticamente de la implementación de pasos de trabajo ágiles. Y ello tiene incluso un nombre: Scrumban.